Как решить, что именно делать?

И к вопросу о планировании:

Не так уж много сил требуется, что бы делать что-то, куда больше сил требуется, чтобы решить, что делать.
(с) Элберт Хаббард

Если вы когда-либо составляли список дел, то, наверняка, как и я сталкивались с проблемой, что дел в списке получается много, но что же делать в данный момент времени не ясно.

И это не только вопрос приоритетов. Как говорится, если у тебя более 3-х приоритетов, что у тебя не приоритетов. Достаточно поделит на важно и очень важно – остальное делегировать или забыть.

Итого, я считаю, что список дел полезен, если вы туда заглядываете. Но он не должен быть наказанием, иногда интуиции виднее, что надо делать.

Что сегодня НЕ делать?

Более важный вопрос: «что сегодня НЕ делать», чем вопрос «что делать»
(с) Александр Галицкий, Almaz Capital

У каждого есть список дел, реальный (в блокноте, туду листе или системе планирования) или воображаемый (типа «я все помню, мне не надо записывать»). Часто там куча дел, иногда структурированных, изредка даже с приоритетами.

Но каждый раз, начиная день, мы решаем, что делать сегодня, что делать прямо сейчас. И далеко не всегда это простой вопрос, вне зависимости от наличия списка задач и плана. Бывало, что я перекраивал список задач, составленный накануне, чуть более, чем полностью.

По себе заметил, что наиболее эффективно приоритеты расставляются, когда времени в обрез, и ты понимаешь, что сможешь сделать не все запланированное. Например, в середине рабочего дня выясняется, что нужно ехать на собрание в школу, и на рабочие вопросы у меня на 2 часа меньше – сразу наименее значимое отправляется на другой день или даже в корзину.

Какое следующее действие?

Дэвид Аллен, автор концепции «getting things done», пишет, что у него есть личная миссия: сделать вопрос «каково следующее действие?» частью нашего мышления. Чтобы ни одна встреча, совещание не заканчивались пока не определено, нужны ли дальнейшие действия?

Дальнейшие действия должны быть четко сформулированы, желательно, чтобы также был назначен или выбран человек, который несет за это ответственность. Отсутствие дальнейших действий тоже допустимо, но во-первых, это должно быть определено заранее, во-вторых, может встреча не так уж и нужна, если за ней ничего не следует?

Есть отличная штука: followup – это письмо или сообщение в чат с итогами встречи. На заре интернета были встречи в переговорках и емейлы. Сейчас это чаще конференц-звонок и сообщение в рабочий чат. Инструменты вторичны. В идеале так: agenda – meetting – followup (повестка – встреча – итоги+действия).

TODOist.com – отличный способ хранения списка дел

Я давно искал программу/сервис для ведения списка дел. Во время очередного этапа поисков я набрел на TODOist.com. Там и остался.

Что я хотел от списка дел?

  1. Простоты управления задачами.
  2. Произвольное количество проектов.
  3. Возможность задать приоритеты и метки (можно понимать как контекст)
  4. Доступность с любого компьютера (веб сервис тут имеет приемущества)

Что я получил с TODOist.com?

При кажущейся простоте сервис TODOist.com довольно мощный. К тому же, бесплатный.

  1. Можно создавать произвольное количество проектов, задавать для каждого из них свой цвет (я разделил все проекты по некоему одному мне известному принципу), а также определять порядок их отображение на сайте (менять расположение можно ссылкой Reorder).
  2. Задачами управлять очень просто! Добавить задачу в текущий проект можно нажав “a” (кстати, горячих клавиш очень много). У выполненной задачи можно поставить галочку и она уйдет в History. Задачи как и проекты можно сортировать в произвольном порядке (Reorder).
  3. Для каждой задачи можно задать приоритет (4 варианта). Разный приритет отражается цветом шрифта этой задачи. Метки для задачи можно задать специальным символом @ (например, так: Написать пост о todoist.com @дома). Дату естественно тоже можно задавать, причем очень удобно: например, если ввести “+5”, дата будет задана как сегодняшнее число + 5 дней.
  4. Навигацию по задачам можно осуществлять различными способами (окно запроса слева вверху):
  1. про проектам
  2. по приоритетам
  3. по дате (или временному промежутку)
  4. по меткам
  5. по метка + дата
  • Так как это веб сервис, то я пользуюсь им и дома, и в офисе, и на отдыхе. Идеи появляются постоянно и, если под рукой есть интернет, то я сразу же их заношу в список (если интернета нет, то у меня всегда есть блокнот и ручка).
  • Бесплатные альтернативы

    Из того, что я устанавливал себе на компьютер и до сих пор не удалил (с тем намеком, что возможно буду пользоваться):

    Tudumo. Приятная программка, но десктопная.

    ThinkingRock. Навороченная программа на Java.

    Когда и как писать список дел

    Планировать свою деятельность надо, об этом много написано. Я для себя решил, что лично мне это помогает эффективнее работать. Так что сегодня я расскажу о том, где и как я этот план составляю.

    План может быть на каждый день, а может быть просто списком дел. Для ежедневного плана просто необходим ежедневник, а для списка дел подойдет даже обычный лист бумаги или блокнот подходящего (чтобы можно было всегда при себе иметь) размера. Более продвинутые методики (GTD, например, которую я уже упоминал) предлагают разбивать списки дел по контексту (классические методики предлагают разбивать по приоритетам). Мне принципы GTD нравятся, но пока я пользуюсь ими далеко не в полном объеме.

    Я пользуюсь ежедневником. Не самое эффективно средство на мой взгляд, но на данный момент меня устраивает. Я пользуюсь ежедневником практически как блокнотом: те дела, что привязаны к дате и времени, я пишу в соответствующую строку ежедневника, а те, что не привязаны, пишу на листе текущего дня. Выполненные дела я просто зачеркиваю, чтобы не обращать на них внимание – при этом не выполненные дела будут хорошо заметны.

    Итак, вот несколько мест и ситуаций, когда я пишу дела в ежедневник:

    • Утром за чашкой кофе/чая пишу, что хотелось бы сегодня сделать.
    • Вечером, перед сном просматриваю ежедневник и старые не выполненные дела вычеркиваю и переношу на завтра + вписываю новые дела.
    • В машине пока она прогревается – есть немного времени и можно записать дела, если предыдущие два пункта пропустил.
    • На автомойке – есть довольно много времени и можно спокойно подумать, спланировать что-либо, скорректировать текущие записи, набросать план очередной статьи (например, план статьи, которую вы сейчас читаете, я написал вчера утром пока мыли мою машину) и много чего еще. Отличное время, недавно открыл для себя, обязательно попробуйте!
    • В процессе включения компьютера. Удобно, кстати, поставить основные приложения (аську, файл менеджер, браузер и т.п.) в автозагрузку – тогда компьютер будет включаться немного дольше и когда вы обратите на него внимание, то уже все, что нужно, работает. Так вот пока компьютер загружается можно набросать задачи на ближайшее время (и не страшно, если это займет чуть больше времени).
    • И самое главное: сразу же записывать задачу как только она пришла в голову. Подумал о том, что надо написать такую-то статью – сразу в список дела. Решил заняться монетизацией блога – незамедлительно под карандаш! Если сразу, как только идея пришла в голову, вы ее не запишете, то шансы забыть о ней вырастают многократно, а а шансы реализовать эту идею падают практически до нуля.

    Очень важный момент: задачу надо вычеркивать из списка сразу же, как только она выполнена!

    Расскажите, а как вы планируете свои дела?